1. Wprowadzenie

Poniżej przedstawiamy informację o zasadach i sposobach przetwarzania Twoich danych osobowych, w związku z prowadzoną przez nas działalnością. W Polityce znajdziesz najważniejsze informacje o tym, w jaki sposób Technoform Edge Bond Solutions Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Skawinie radzi sobie z Twoimi danymi osobowymi.

2. Kto jest administratorem moich danych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest spółka Technoform Edge Bond Solutions Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Skawinie, przy ul. Za Górą 23A, 32-050 Skawina, wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000828941, REGON: 385789087, NIP: 6762579007. W sprawach dotyczących ochrony Twoich danych osobowych możesz zawsze skontaktować się z nami mailowo pod adresem kontakt [at] technoform [dot] com lub listownie na adres naszej siedziby, z dopiskiem „Dane osobowe”.

3. Skąd Administrator pozyskuje moje dane osobowe?

Twoje dane osobowe pozyskujemy głównie od Ciebie. Podajesz nam swoje dane, aby nawiązać kontakt z nami, wysyłając nam maila, wypełniając formularz kontaktowy, a nawet – przekazując nam swoją wizytówkę. Twoje dane pozyskujemy również w związku z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą i realizacją transakcji w zakresie świadczonych przez nas usług.

3.1. Kontrahenci i dostawcy

Jeżeli jesteś naszym klientem, kontrahentem lub dostawcą, prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub reprezentujesz spółkę lub jednostkę organizacyjną, Twoje dane osobowe pozyskujemy głównie od Ciebie. Podajesz nam swoje dane, aby nawiązać kontakt w sprawach dotyczących warunków współpracy, wysyłając nam maila lub wypełniając formularz kontaktowy. Twoje dane pozyskujemy również w związku z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą w ramach realizacji umowy o świadczenie usług lub podjęcia stosownych działań przed zawarciem umowy. Jeżeli jesteś pracownikiem spółki lub jednostki organizacyjnej, a Administrator przetwarza Twoje dane osobowe, choć nigdy bezpośrednio nam ich nie podałeś - zdarza się, że Twoje dane mogą zostać nam przekazane przez podmioty trzecie, na Twoją prośbę lub w związku z Twoimi obowiązkami służbowymi. Twoje dane może przekazać nam Twój pracodawca, aby umożliwić nam nawiązanie kontaktu z Tobą w związku z współpracą, jaką podejmujemy z podmiotem, w którym jesteś zatrudniony.

3.2. Pracownicy i osoby ubiegające się o zatrudnienie

Jeżeli jesteś naszym pracownikiem lub współpracownikiem, Twoje dane osobowe pozyskujemy głównie od Ciebie. Podajesz nam swoje dane osobowe w celach niezbędnych z perspektywy zatrudnienia – przy zawieraniu umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej, czy wypełniając kwestionariusz osobowy. Jako Twój pracodawca lub zleceniodawca musimy przetwarzać Twoje dane osobowe aby móc się z Tobą skontaktować i prawidłowo rozliczyć wszystkie kwestie związane z Twoim zatrudnieniem, w tym dla celów podatkowych, czy ubezpieczeń społecznych. Zdarza się, że niektóre Twoje dane osobowe zostaną nam przekazane przez podmioty trzecie, np. organy państwowe, które nawiążą z nami kontakt jako z Twoim pracodawcą lub podmiotem współpracującym. W niektórych przypadkach przetwarzamy także Twoje dane osobowe udostępnione w mediach społecznościowych (na platformie LinkedIn lub Facebook). Wówczas działamy w celu zweryfikowania informacji podanych w toku rekrutacji lub zatrudnienia oraz zabezpieczenia uzasadnionego interesu gospodarczego Administratora, w zależności od charakteru zajmowanego stanowiska. Istnieje również możłiwość monitoringu komunikacji elektronicznej w miejscu pracy (przeglądarek internetowych, komunikatorów wewnętrznych i służbowej poczty elektronicznej). Może się to okazać niezbędne dla zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi pracy, jak również zabezpieczenia sieci oraz danych innych pracowników i klientów przed nieuprawnionym dostępem lub wyciekiem danych. Monitoring służbowej poczty elektronicznej nie narusza tajemnicy korespondencji oraz innych Twoich dóbr osobistych. Jeżeli dopiero podejmujesz działania, żeby nawiązać z nami współpracę i chcesz wysłać do nas swoje CV lub list motywacyjny, Twoje dane osobowe pozyskujemy od Ciebie, aby móc skontaktować się z Tobą i uwzględnić Cię w procesie rekrutacji. Zdarza się, że korzystamy z pomocy podmiotów zewnętrznych – dedykowanych portali zajmujących się prowadzeniem rekrutacji (np. www.pracuj.pl), lub z pomoc podmiotów zajmujących się rekrutacją pracowników. W takim przypadku Twoje dane osobowe są nam przekazywane przez te podmioty, na Twoją zgodę i prośbę.

3.3. Przedstawiciele organów

Zastosowanie obwiązujących przepisów prawnych czasem wiązać się może z koniecznością prowadzenie korespondencji z przedstawicielami organów administracji publicznej i instytucji publicznych. Dane osób, których dane znajdują się na pismach dostarczanych do nas w imieniu organu lub instytucji podawane są nam przez osoby, które pismo sporządziły lub które się pod nim podpisały. Wówczas możemy przetwarzać Twoje dane na podstawie nawiązanego z nami kontaktu.

3.4. Dane w aktach sprawy

W ramach obsługi prawno-organizacyjnej dane osobowe osób fizycznych przetwarzane są w związku z prowadzonymi przez pracowników kontrolami lub postępowaniami sądowymi. Dane z akt sprawy pozyskujemy m.in. poprzez dostarczanie do nas pism procesowych i pozaprocesowych i dokonywanie przeglądów akt sprawy prowadzonych w Sądach powszechnych i sądach administracyjnych oraz przed organami administracji publicznej. Dane w aktach sprawy pozyskane mogą być również podczas postępowań kontrolnych prowadzonych przez organy publiczne. Zastosowanie obwiązujących przepisów prawnych czasem wiązać się może z koniecznością prowadzenie korespondencji z przedstawicielami organów administracji publicznej i instytucji publicznych. Dane znajdujące się na pismach dostarczanych do nas w imieniu organu lub instytucji podawane są nam przez osoby, które pismo sporządziły lub które się pod nim podpisały. Dane takie przetwarzać możemy na podstawie nawiązanego z nami kontaktu.

3.5. Sygnaliści i osoby, których dotyczą ich zgłoszenia

Jeżeli dokonujesz zgłoszenia w ramach systemu ochrony sygnalistów, Twoje dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie, w momencie przekazywania zgłoszenia o naruszeniach prawa. Twoje dane mogą być również pozyskane w związku z toczącymi się postępowaniami wyjaśniającymi, a w określonych przypadkach – od innych osób, które dokonały zgłoszenia. W ramach procedury zgłaszania naruszeń przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu obsługi zgłoszeń i realizacji działań następczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi dotyczącymi ochrony sygnalistów. Dane osób, których dotyczą zgłoszenia, pozyskujemy od sygnalistów lub w toku postępowań wyjaśniających. W każdym przypadku dbamy o to, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a także z zachowaniem poufności i bezpieczeństwa danych.

4. W jakim celu Administrator przetwarza moje dane?

4.1. Prowadzenie działalności gospodarczej

Jeżeli Twoje dane osobowe pozyskaliśmy w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Twoje dane osobowe będą wykorzystywane dla potrzeb realizacji zamówienia w wykonaniu umowy o świadczenie usług lub podejmując stosowne czynności przed zawarciem w/w umów. Obejmuje to w szczególności otrzymanie od Ciebie danych kontaktowych, pozwalających nam nawiązać i utrzymać z Tobą kontakt w toku współpracy. Wykorzystujemy również Twoje dane adresowe i rejestrowe w celu dostawy usług do wskazanego przez Ciebie miejsca, wystawienia dokumentów sprzedaży, czy rozliczenia naszej współpracy. Twoje dane osobowe są nam również potrzebne, jeżeli będziesz chciał skorzystać ze swoich uprawnień związanych z naszą współpracą – tam, gdzie ma to zastosowanie – ochrona praw lub dochodzenie roszczeń. Jeżeli jesteś naszym klientem, kontrahentem lub dostawcą, prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub reprezentujesz spółkę lub jednostkę organizacyjną będącą naszym klientem, kontrahentem lub dostawcą – Twoje dane osobowe przetwarzamy również w celach podatkowych, prawnych i księgowych. Potrzebujemy ich, aby ujawnić stosowne dane na umowie lub fakturze, jak również – aby wykorzystać je przy prowadzeniu naszej ewidencji podatkowej. Zawsze jednak przetwarzanie Twoich danych osobowych będzie związane z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą. Jeżeli jesteś naszym klientem, kontrahentem lub dostawcą, prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub reprezentujesz spółkę lub jednostkę organizacyjną będącą naszym klientem, kontrahentem lub dostawcą, Twoje dane osobowe będą nam w szczególności potrzebne w celu nawiązania i utrzymania kontaktu z podmiotem, w którym pracujesz – ponownie, wyłącznie w celach związanych z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą. Twoje dane osobowe, które wykorzystujemy w celach związanych ze współpracą gospodarczą, nie będą bez Twojej zgody wykorzystywane przez nas w innym celach. Wyjątkiem od tego jest wykorzystanie przez Twoich danych w celach marketingowych, w oparciu o nasz uzasadniony interes. Zależy nam na tym, aby utrzymać z Tobą relację, chcemy więc móc na bieżąco informować Cię o naszych nowych ofertach i promocjach. Jeżeli Ci to nie odpowiada – możesz w każdym czasie złożyć sprzeciw, na zasadach opisanych poniżej w Polityce.

4.2. Obsługa stosunku pracy

Jeżeli jesteś naszym pracownikiem lub współpracownikiem, Twoje dane osobowe wykorzystujemy w celach związanych z Twoim zatrudnieniem, w tym ewidencjonowaniem czasu pracy czy wspieraniem podnoszenia kwalifikacji przez pracowników w ramach szkoleń. Jako Twój pracodawca, czy podmiot współpracujący musimy wywiązać się z szeregu obowiązków – zarówno w zakresie prawidłowego ułożenia naszej współpracy i w sprawach kadrowo-płacowych. Jako pracodawcy przysługują nam również pewne uprawnienia – Twoje dane osobowe wykorzystujemy np. aby móc nawiązać z Tobą kontakt, czy kontrolować efekty Twojej pracy. Twoich danych osobowych potrzebujemy również do zapewnienia Ci dostępu do benefitów i uprawnień pracowniczych oraz świadczeń i wsparcia w przypadku Twojej choroby lub macierzyństwa, jak również na okoliczność wypadku przy pracy. Ponownie, celem przetwarzania Twoich danych osobowych jest wtedy prawidłowa obsługa łączącego nas stosunku pracy lub współpracy i ochrona Twoich żywotnych interesów. Może się zdarzyć, że Twoje dane osobowe wykorzystamy również celem udzielenia informacji o Tobie podmiotom trzecim, np. do banku, w którym ubiegasz się o kredyt, do ubezpieczyciela, lub do organu publicznego, który zwróci się do nas z zapytaniem. W tych sytuacjach Twoje dane osobowe będą ujawniane dla Twojej korzyści, na Twoją prośbę lub w związku z ciążącymi na nas obowiązkami prawnymi. Twoje dane osobowe, które wykorzystujemy w celach związanych ze stosunkiem pracy lub zlecenia, nie będą bez Twojej zgody wykorzystywane przez nas w innym celach. W szczególności, nie będziemy bez Twojej wyraźnej zgody przetwarzać Twoich danych w celach marketingowych.

4.3. Rekrutacja

Jeżeli ubiegasz się o zatrudnienie u nas, Twoje dane osobowe wykorzystujemy wyłącznie w celu prowadzenia procesu rekrutacji. Wykorzystujemy Twoje dane, aby zapoznać się z Twoim wykształceniem i doświadczeniem zawodowym, ocenić Twoją przydatność do pracy u nas oraz ustalić spełnienie wymaganych przez nas kryteriów do zatrudnienia, wreszcie - aby nawiązać z Tobą kontakt i zaprosić Cię na rozmowę kwalifikacyjną. Jeżeli po przeprowadzonej rekrutacji zdecydujemy się na zatrudnienie Ciebie, dane osobowe podane w toku rekrutacji mogą być wykorzystane na potrzeby przyszłego zatrudnienia – abyś nie musiał ich ponownie podawać. Najczęściej, dane osobowe podane przez Ciebie w CV oraz w liście motywacyjnym są przechowywane w Twojej teczce pracowniczej. Twoje dane osobowe, które wykorzystujemy w celach związanych z rekrutacją, nie będą bez Twojej zgody wykorzystywane przez nas w celach marketingowych.

4.4. Nawiązanie kontaktu

Jeżeli wysyłasz nam mail lub nawiązujesz z nami kontakt w inny sposób, Twoje dane osobowe wykorzystujemy w celu prowadzenia z Tobą korespondencji i odpowiedzi na zadane przez Ciebie pytania, zgodnie z treścią Twojego zapytania lub wiadomości. Jeżeli kontaktujesz się z nami w celach handlowych (np. aby skorzystać z naszych usług), Twoje dane osobowe mogą być wtedy wykorzystywane w celu skierowania do Ciebie oferty handlowej – ale wyłącznie w zakresie, w którym tego żądasz i w stosunku do skierowanego przez Ciebie zapytania. Niezależnie od powyższego, nawet jeżeli komunikację nawiążemy w celach handlowych, nie będziemy bez Twojej zgody wykorzystywać Twoich danych osobowych w celach marketingowych w związku z ofertami innymi niż ta, której przesłania wyraźnie zażądałeś nawiązując kontakt.

4.5. Dochodzenie i obrona roszczeń

Zdarza się, że Twoje dane osobowe będziemy musieli wykorzystać dla dochodzenia, czy obrony naszych praw, w tym przed sądem. Mamy nadzieję, że do tego nie dojdzie, ale jeżeli powstanie pomiędzy nami jakikolwiek spór - być możemy będziemy zmuszeni wykorzystać Twoje dane osobowe w toku postępowania sądowego, arbitrażowego lub mediacyjnego. W takim przypadku Twoje dane osobowe będziemy wykorzystywać wyłącznie w niezbędnym zakresie i w związku z prowadzonymi rozmowami lub postępowaniem. Może się zdarzyć, że Twoje dane osobowe wykorzystamy, aby wezwać Cię na świadka w sprawie, lub – jeżeli jesteś naszym kontrahentem lub dostawcą – w związku z tym, że będziesz stroną w sprawie. Twoje dane osobowe, które wykorzystujemy w celach związanych z dochodzeniem lub obroną roszczeń, nie będą bez Twojej zgody wykorzystywane przez nas w innym celach. W szczególności, nie będziemy bez Twojej wyraźnej zgody przetwarzać Twoich danych w celach marketingowych.

4.6. Cele marketingowe

Twoje dane osobowe w związku z funkcjonowaniem naszej bazy marketingowej przetwarzamy dla naszych celów marketingowych, czyli w ramach promowania naszej oferty produktów oraz usług. W ramach naszego marketingu chcemy móc prezentować Ci nasz nowy asortyment produktów lub usług, jak również nowe rozwiązania handlowe lub biznesowe stosowane w naszej działalności. W celach marketingowych Twoje dane osobowe przetwarzamy z powołaniem na tzw. uzasadniony interes administratora danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Stałe informowanie o naszej działalności jest dla nas niezbędne i pożądane do utrzymania sieci Klientów. Tym samym, mamy uzasadniony interes w utrzymywaniu naszej bazy marketingowej i przesyłaniem informacji dla Klientów. Podanie i przetwarzanie Twoich danych osobowych w tym zakresie jest całkowicie dobrowolne i nie wynika z obowiązku prawnego. W każdym czasie przysługuje prawo do złożenia sprzeciwu od przetwarzania Twoich danych w tym zakresie.

4.7. Ochrona sygnalistów 

Jeżeli jesteś sygnalistą lub osobom, której dotyczy zgłoszenie, twoje dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa dotyczących ochrony sygnalistów, w szczególności w związku z przyjmowaniem zgłoszeń o naruszeniach przepisów prawa oraz podejmowaniem działań następczych, a wynikających z Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 928). Celem przetwarzania jest zapewnienie ochrony osobom zgłaszającym naruszenia, w tym ochrona przed działaniami odwetowymi oraz umożliwienie przeprowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających lub przekazania zgłoszeń odpowiednim organom publicznym. Przetwarzanie danych ma również na celu monitorowanie zgodności z przepisami prawa wewnątrz organizacji oraz zapewnienie transparentności w zakresie działań związanych z naruszeniami prawa. Celem przetwarzania danych jest także umożliwienie podejmowania działań naprawczych oraz zarządzanie ryzykiem naruszeń przepisów prawa, co przyczynia się do utrzymania najwyższych standardów etycznych i zgodności z obowiązującymi regulacjami.

5. Na jakiej podstawie Administrator przetwarza moje dane osobowe?

Administrator zapewnia, że Twoje dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w sposób zgodny z prawem. Oznacza to, że zawsze będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe na konkretnej podstawie, którą będziemy w stanie wykazać. Podstawa przetwarzania danych osobowych może różnić się w zależności od celu, w którym przetwarzamy dane osobowe.

5.1. Prowadzenie działalności 

Jeżeli Twoje dane osobowe pozyskaliśmy w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Twoje dane przetwarzamy w pierwszej kolejności w celu wywiązania się z łączącej nas umowy w zakresie współpracy, a w drugiej kolejności również w celu umożliwienia Ci skorzystania z przysługujących Ci uprawnień związanych z naszą współpracą – tam, gdzie ma to zastosowanie – ochrona praw lub dochodzenie roszczeń. Podstawą przetwarzania będzie tu zatem niezbędność wykorzystania Twoich danych osobowych w celu realizacji transakcji dostawy towarów lub świadczenia usług. Jeżeli stroną Umowy jest inny podmiot, niż Ty (np. Twoje dane pozyskaliśmy od Twojego pracodawcy, albo w komunikacji występujesz jako reprezentant spółki lub jednostki organizacyjnej) podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych będzie wykorzystanie Twoich danych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez nas oraz ten podmiot (stronę trzecią), np. żeby zapewnić prawidłową realizację dostawy lub usługi.

5.2. Prowadzenie serwisu internetowego

Dane dotyczące korzystania przez Ciebie ze strony serwisu, które uzyskujemy za pośrednictwem tzw. plików cookies przetwarzamy na podstawie Twojej zgody, wyrażonej zgodnie z art. 173 Prawa telekomunikacyjnego. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu (komputerach lub urządzeniach przenośnych podłączonych do Internetu) i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. Na naszej stronie internetowej wyświetla się baner z prośbą o wyrażenie zgody na umieszczenie plików cookie w komputerze użytkownika. Jeśli użytkownik nie wyraża na to zgody, działania prowadzone za pośrednictwem komputera użytkownika lub podłączonego do Internetu urządzenia nie będą monitorowane w celach marketingowych. Drugi rodzaj plików cookie, znany także jako sesyjne pliki cookie, może być wymagany do obsługi wybranej funkcji. Pliki cookie tego rodzaju nie są blokowane po niewyrażeniu przez użytkownika zgody na ich umieszczenie w komputerze. Wybór użytkownika zostanie zachowany w pliku cookie na okres 90 dni. Jeśli użytkownik chce zmienić wybraną wcześniej opcję, powinien usunąć pliki cookie ze swojej wyszukiwarki internetowej. Pomimo tego, że większość przeglądarek internetowych automatycznie zezwala na umieszczanie na komputerze plików cookie, użytkownik może nie wyrazić na to zgody, dokonując zmian w ustawieniach przeglądarki (w większości przypadków taka opcja znajduję się w Narzędziach lub menu Preferencje przeglądarki). Użytkownik może także w dowolnym momencie usunąć pliki cookie ze swojego urządzenia. W takim przypadku należy pamiętać, że nie wyrażając zgody na umieszczanie plików cookie, użytkownik nie będzie mógł w pełni korzystać ze wszystkich funkcji naszej witryny. Stosowane przez nas pliki „cookies” służą przede wszystkim do optymalizacji korzystania ze naszej strony internetowej, tworzenia statystyk ich odwiedzin oraz do utrzymania sesji użytkownika. Przetwarzanie Twoich danych osobowych w tym zakresie następuje z powołaniem na nasz uzasadniony interes, a więc na podstawie, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz na podstawie Twojej zgody, wyrażonej przez Ciebie poprzez zaakceptowanie zbierania i wykorzystania przez nas pliku cookies w formularzu internetowym.

5.3. Obsługa stosunku pracy

Wszystkie dane osobowe, które Administrator przetwarza w związku z już nawiązaną współpracą na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie są wykorzystywane w celu prawidłowego wywiązania się z roli pracodawcy. Wykorzystanie tych danych jest niezbędne do wywiązania się przez nas z obowiązków nałożonych na nas na mocy przepisów polskiego prawa regulujących daną formę zatrudnienia lub współpracy, jak również – dla umożliwienia nam realizacji swoich uprawnień jako pracodawcy. Czasami, Twoje dane wrażliwe (zdrowotne) będą również wykorzystywane jako niezbędne do realizacji obowiązków nałożonych na podstawie przepisów o ubezpieczeniu społecznym, czy przepisów w zakresie profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy. Podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych jest więc niezbędność ich wykorzystania do prawidłowego wykonania umowy o pracę, która łączy Cię z nami, jak również wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Nas na podstawie przepisów prawa pracy, czy prawa cywilnego. W zakresie Twoich danych zdrowotnych, podstawą przetwarzania jest niezbędność ich wykorzystania do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, jak również do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego.

5.4. Rekrutacja

W procesach rekrutacji staramy się w każdym możliwym przypadku uzyskać Twoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla celów rekrutacji, prosząc Cię o zawarcie stosownej zgody w przekazanym nam przez Ciebie CV lub liście motywacyjnym. Pozwala to na uniknięcie wątpliwości co do tego, czy mamy prawo wykorzystywać wszystkie dane osobowe ujawnione przez Ciebie w przesłanych dokumentach lub w toku procesu rekrutacji. Niemniej, nawet jeżeli nie wyrazisz zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych w celach rekrutacji (np. prześlesz do nas CV bez niezbędnej zgody), wciąż będziemy mogli przetwarzać Twoje dane osobowe w zakresie niezbędnym dla realizacji procesu rekrutacji. Podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych będzie zatem Twoja zgoda, a w razie jej braku – niezbędność do wykorzystania Twoich danych do podjęcia działań rekrutacyjnych zmierzających do zawarcia umowy o pracę lub umowy zlecenie (tj. do podjęcia działań zgodnie z Twoim żądaniem, przed zawarciem Umowy). Jeżeli Twoje dane osobowe przetwarzamy na podstawie zgody, w każdym czasie przysługuje Ci prawo do cofnięcia wyrażonej zgody, co jednak nie pozbawi zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych w okresie, w którym obowiązywała Twoja zgoda. Udzielenie przez Ciebie zgody w tym zakresie jest dobrowolne, ale niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji. Bez zgody na przetwarzanie Twoich danych w tym zakresie nie będziemy bowiem mogli się z Tobą skontaktować i przeprowadzić procesu rekrutacji.

5.5. Nawiązanie kontaktu

Jeżeli kontaktujesz się z nami, na przykład za pośrednictwem poczty elektronicznej, przetwarzanie Twoich danych osobowych jest nam niezbędne do podjęcia działań na Twoje żądanie, zgodnie z treścią Twojego zapytania lub wiadomości. W tym przypadku podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych będzie więc wyrażona przez Ciebie zgoda, albo niezbędność wykorzystanie Twoich danych osobowych do podjęcia działań zgodnie z Twoim żądaniem, przed zawarciem Umowy. Jeżeli Twoje dane osobowe przetwarzamy na podstawie zgody, w każdym czasie przysługuje Ci prawo do cofnięcia wyrażonej zgody, co jednak nie pozbawi zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych w okresie, w którym obowiązywała Twoja zgoda. Udzielenie przez Ciebie zgody w tym zakresie jest dobrowolne, ale niezbędne do nawiązania kontaktu. Bez zgody na przetwarzanie Twoich danych w tym zakresie nie będziemy bowiem mogli się z Tobą skontaktować.

5.6. Dochodzenie i obrona roszczeń 

Jeżeli Twoje dane będziemy wykorzystywać w związku z dochodzeniem lub obroną roszczeń, podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych będzie uzasadniony interes prawny Administratora jako administratora danych osobowych. Wykorzystanie Twoich danych będzie bowiem niezbędne do ochrony naszych interesów np. w zakresie ściągania wierzytelności, obrony przed nieuzasadnionymi zarzutami, etc.

5.7. Cele marketingowe

Twoje dane osobowe w celach marketingowych będziemy przetwarzać z powołaniem na tzw. uzasadniony interes administratora danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), uprawniającej nas do przesyłania Ci wiadomości handlowych i marketingowych. W ramach naszego marketingu dbamy o to aby prezentować Ci aktualne informacje o naszym nowym asortymencie produktów lub usług, jak również nowe rozwiązania handlowe lub biznesowe stosowane w naszej działalności. Podanie i przetwarzanie Twoich danych osobowych w tym zakresie jest całkowicie dobrowolne i nie wynika z obowiązku prawnego. W każdym czasie przysługuje prawo do złożenia sprzeciwu od przetwarzania Twoich danych w tym zakresie.

5.8. Ochrona sygnalistów 

Twoje dane osobowe w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów o ochronie sygnalistów przetwarzamy na podstawie obowiązku prawnego, który spoczywa na Administratorze. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, co oznacza, że przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, wynikającego z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Przepisy te nakładają na nas obowiązek zapewnienia możliwości zgłaszania naruszeń prawa, prowadzenia działań wyjaśniających oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń. W związku z tym, Twoje dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji tych ustawowych obowiązków. Zgodnie z wymogami prawa, przetwarzamy wyłącznie te dane, które są niezbędne do prawidłowej obsługi zgłoszeń i działań następczych.

6. Jak długo Administartor przechowuje moje dane osobowe?

Okres przez jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe jest zależny od celu przetwarzania. I tak odpowiednio:

a) jeżeli jesteś naszym klientem, kontrahentem lub dostawcą, albo występujesz w ich imieniu – Twoje dane osobowe przetwarzamy przez okres realizacji umowy lub okres współpracy. Po tym okresie Twoje dane będziemy przetwarzać w celach związanych z rozliczalnością naszych działań w ramach ochrony danych osobowych, jak również przez okres przedawnienia roszczeń związanych ze współpracą wynikających z właściwych przepisów prawa, jednak nie dłużej niż przez okres trzech (3) lat od dnia wydania prawomocnego postanowienia o umorzeniu postępowania z uwagi na wyegzekwowanie całej należności;

b) jeżeli jesteś naszym pracownikiem lub zleceniobiorcą – Twoje dane osobowe przetwarzamy przez cały okres współpracy lub zatrudnienia, jak również przez okres wymagany przepisami prawa w zakresie przechowywania, czy archiwizacji dokumentów i informacji dotyczących zatrudnienia, jednak nie dłużej niż przez okres dziesięciu (10) lat od ustania stosunku pracy – art. 125a ust. 4a ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 53). W przypadku wystąpienia na drogę postępowania przed sądem lub organem publicznym, dokumenty mogą być przechowywane przez cały okres postępowania do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, nie dłużej jednak niż przez okres trzech (3) lat od dnia prawomocnego zakończenia postępowania egzekucyjnego w razie wyegzekwowania całej należności. Dane związane z wykonywaniem czynności w ramach BHP oraz szkoleń organizowanych dla pracowników przetwarzamy przez okres trwania umowy.;

c) jeżeli swoje dane osobowe ujawniasz nam w związku z prowadzoną rekrutacją – Twoje dane osobowe będziemy przechowywać przez okres trwania procesu rekrutacyjnego, a jeżeli akurat nie prowadzimy rekrutacji – przez okres trzech (3) miesięcy od dnia otrzymania Twojego CV lub listu motywacyjnego. Przechowywanie Twoich danych osobowych przez ten okres pozwoli nam nawiązać z Tobą kontakt, jeżeli rozpoczniemy działania w zakresie zatrudnienia w późniejszym okresie;

d) jeżeli nawiązujesz z nami komunikację – Twoje dane osobowe przetrzymujemy przez cały okres komunikacji i korespondencji, a załatwieniu sprawy lub udzieleniu Ci kompletu odpowiedzi – przechowujemy te dane jeszcze przez okres nie dłuższy niż okres pięciu (5) lat od zakończenia komunikacji, aby umożliwić Ci w razie czego powrót do wcześniejszych rozmów i zagadnień, oraz aby rozliczyć się z naszych działań w zakresie ochrony danych osobowych;

e) pozyskane dane o sposobie korzystania przez Ciebie z naszego serwisu – będą przez nas wykorzystywane cały okres współpracy, oraz przez okres pięciu (5) lat licząc od momentu, w którym ostatni raz odwiedziłeś nasz serwis;

f) dane osobowe wykorzystywane przez nas w celach marketingowych – będą przez nas przetwarzane przez cały okres kiedy jesteś naszym Klientem oraz później przez okres pięciu (5) lat licząc od czasu kiedy zaprzestałeś korzystać z naszej oferty oraz nie dokonywałeś zakupów naszych produktów;

g) dane osobowe przetwarzane w związku z ochroną sygnalistów – Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji obowiązków wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów, jednak nie dłużej niż przez okres trzech (3) lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze związane ze zgłoszeniem lub po zakończeniu ewentualnych postępowań wyjaśniających. Po upływie tego okresu dane zostaną usunięte lub zanonimizowane, z wyjątkiem przypadków, gdy dalsze ich przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.

Administrator usuwa dane osobowe najpóźniej w terminie roku (1) od zakończenia okresu przetwarzania danych.

7. Kto jest odbiorcą moich danych osobowych przetwrzanych przez Administratora?

Dbamy o to, aby Twoje dane osobowe były przekazywane wyłącznie tym osobom, które muszą mieć do niech dostęp dla prawidłowego wywiązania się przez nas z naszej współpracy, lub w związku z ciążącymi na nas obowiązkami prawnymi. Twoje dane osobowe będą udostępniane:

a) pracownikom i współpracownikom Administratora zaangażowanym w obsługę współpracy lub zagadnienia – w każdym przypadku zadbamy jednak, aby osoby te posiadały upoważnienie do przetwarzania Twoich danych osobowych oraz zobowiązały się do zachowania poufności w tym względzie;

b) podmioty powiązane z Administratorem i członkowie Grupy kapitałowej TECHNOFORM – wyłącznie w niezbędnym zakresie wynikającym z konieczności prawidłowej komunikacji organizacji (jeśli jesteś naszym pracownikiem lub współpracownikiem) lub jest niezbędne dla zapewnienia prawidłowości realizacji wzajemnych zobowiązań (dot. klientów, kontrahentów lub dostawców);

 c) podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi informatyczne i hostingowe – Twoje dane osobowe przetwarzamy również w formie elektronicznej, co oznacza, że dostęp do nich będą miały podmioty obsługujące nas od strony informatycznej, jak również dostawcy usług hostingowych, na serwerach których przetrzymujemy nasze dane, w tym w zakresie poczty elektronicznej;

d) firmom przewozowym lub transportowym – w celu dostawy towaru lub innych rzeczy (np. dokumentów) na adres, który wskazałeś przy zakupie lub w toku współpracy;

e) podmiotom świadczących na rzecz Administratora usługi prawne, doradztwa podatkowego, rachunkowe oraz kadrowo-płacowe – w zakresie, w jakim ujawnienie Twoich danych jest niezbędne dla zapewnienia prawidłowości rozliczeń podatkowych, w zakresie kadr i płac, czy w związku z prowadzonymi postępowaniami. W tym samym zakresie, dostęp do Twoich danych osobowych będą miały podmioty obsługujące nas od strony prawnej, zaangażowane np. przy opiniowaniu dokumentów, na których zawarte są Twoje dane osobowe;

f) organom publicznym, sądom i trybunałom – w zakresie, w którym przekazanie Twoich danych osobowych będzie niezbędne albo wymagane ze względu na toczące się postępowania lub w związku z obowiązkiem przekazania danych określonym organom na podstawie przepisów prawa (rozliczenia z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, etc.);

g) upoważnionym pracownikom Administratora, organom publicznym odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń o naruszeniach prawa oraz podmiotom zewnętrznym prowadzącym postępowania wyjaśniające lub podejmującym działania następcze – w zakresie, w jakim przekazanie Twoich danych osobowych będzie niezbędne do realizacji obowiązków wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r., a także w przypadkach wymaganych przepisami prawa, w szczególności w związku z prowadzonymi postępowaniami dotyczącymi naruszeń prawa. W żadnym wypadku Administrator nie udostępni Twoich danych podmiotom trzecim w celach komercyjnych. Nie sprzedajemy Twoich, nie musisz się więc obawiać, że trafią one do kogokolwiek, komu nie chciałeś udostępnić swych danych. W każdym przypadku zadbamy, aby osoby i podmioty przetwarzające Twoje dane osobowe posiadały odpowiednie upoważnienia oraz działały zgodnie z przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych.

8. Jak przetwarzane i chronione są moje dane osobowe?

8.1. Zasady przetwarzania danych osobowych

Dokładamy wszelkiej staranności, aby Twoje dane osobowe były przetwarzane zgodnie z obowiązującym prawem i z poszanowaniem zasad ich przetwarzania wskazanych w RODO. Podstawowe zasady i standardy przetwarzania danych osobowych w naszej firmie określa szczegółowa Polityka ochrony danych osobowych, z którą obligatoryjnie zapoznaje się każdy nasz pracownik oraz współpracownik. Dzięki temu czuwamy, aby wszystkie osoby zaangażowane w naszą działalność były świadome znaczenia konieczności zapewnienia należytego przetwarzania Twoich danych osobowych. Podstawowymi zasadami, które przyświecają nam w procesie przetwarzania Twoich danych osobowych są:

a) zasada zgodności przetwarzania danych osobowych z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty – staramy się, aby przetwarzanie przez nas Twoich danych osobowych zawsze następowało na prawnie dopuszczalnej podstawie, a procesy przetwarzania Twoich danych osobowych, jak i cele przetwarzania były dla Ciebie klarowne i zrozumiałe;

b) zasada minimalizacji danych – dokładamy wszelkich starań, aby przetwarzane były tylko te z Twoich danych osobowych, które są adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Twoje dane osobowe udostępniamy wyłącznie takim odbiorcom, co do których jest to niezbędne dla osiągnięcia celu, w którym przetwarzamy Twoje dane. Odbiorcom tym udostępniamy tylko taki zakres Twoich danych, jaki jest konieczny dla realizacji tego celu;

c) zasada ograniczenia celu przetwarzania – Twoje dane zbieramy wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarzamy ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Staramy się zapewnić Ci należytą i precyzyjną informację co do tego, po co i w jakich celach będziemy przetwarzać Twoje dane;

d) zasada prawidłowości – dbamy o to, aby przetwarzane przez nas dane były zawsze zgodne z prawdą, prawidłowe, a w razie potrzeby – uaktualniane, aby nie dochodziło do pomyłek, przeinaczeń albo innych nieprawidłowości. Jeżeli stwierdzisz, że w jakimś obszarze Twoje dane osobowe nie zostały przez nas zaktualizowane lub są błędne, proszę skontaktuj się z nami pod adresem: kontakt [at] technoform [dot] com;

e) zasada ograniczenia czasu przechowywania danych – Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać i przechowywać tylko przez taki okres, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia celu, w którym przetwarzamy Twoje dane. W momencie, w którym nie będziemy już potrzebowali Twoich danych w żadnym zakresie – usuniemy wszystkie Twoje dane z naszych baz i systemów;

f) zasada integralności i poufności – stosujemy niezbędne środki zabezpieczające poufność i integralność Twoich danych osobowych. Naszym priorytetem jest zapewnienie pełnego bezpieczeństwa i ochrony Twoich danych osobowych, przez stosowanie aktualnych i odpowiednich zabezpieczeń;

g) zasada rozliczalności – w zakresie ochrony danych osobowych nie tylko przestrzegamy zasad i warunków ich przetwarzania, ale dokładamy również wszelkich starań, by być w każdym czasie w stanie wykazać zachowanie tych standardów i przestrzeganie przepisów. Zasady przetwarzania Twoich danych osobowych są spisane w ramach procedur, tak abyśmy w razie Twojego zapytania, mogli udzielić Ci pełnej i rzetelnej informacji dotyczącej tego jakie działania realizowaliśmy na Twoich danych.

 8.2. Bezpieczeństwo danych osobowych

Jak wspomnieliśmy wyżej, stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, zmierzające do zapewnienia pełnego bezpieczeństwa Twoich danych osobowych przed ich (zawinionym albo przypadkowym) zniszczeniem, utraceniem, zmodyfikowaniem, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępie. Na środki te składają się zabezpieczenia techniczne (należyta ochrona pomieszczeń oraz systemów, w których przetwarzamy Twoje dane osobowe; zabezpieczenia uniemożliwiające osobom postronnym zapoznanie się z treścią dokumentów zawierających dane osobowe, tworzenie kopii zapasowych, etc.) oraz reguły i procedury, których przestrzegania wymagamy od wszystkich naszych pracowników i współpracowników. Wspólnie, stosowane środki pozwalają nam należycie ochronić Twoje dane osobowe przed utratą lub ujawnieniem. Dodatkowo, cały czas je usprawniamy, wraz ze zmieniającym się otoczeniem i postępem technologicznym.

9. Jakie prawa przysługują mi w związku z przetwarzaniem moich danych osobowych?

W związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych przysługuje Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w dowolnej chwili. Skorzystanie z tych praw jest nieopłatne, a Administrator dokłada wszelkich starań, by było również proste w realizacji.

9.1. Prawa związane z przewarzaniem danych osobowych

W stosunku do przetwarzania przez nas danych osobowych, przysługują Ci następujące prawa:

a) prawo dostępu do danych osobowych – w każdym momencie możesz zwrócić się do nas z prośbą o informację, czy i w jakim zakresie przetwarzamy Twoje dane osobowe oraz do uzyskania informacji o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych;

b) prawo do poprawiania danych – w każdym momencie możesz zwrócić się do nas z prośbą o poprawienie lub uaktualnienie Twoich danych, jeżeli dowiesz się lub uznasz, że Twoje dane są nieprawidłowe lub nieaktualne. Celem uniknięcia wątpliwości, możemy poprosić Cię o przekazanie informacji pozwalających na Twoje zidentyfikowanie oraz potwierdzenie zmiany lub uaktualnienia danych;

c) prawo do ograniczenia przetwarzania – jeżeli uznasz, że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo, lub nie będzie to konieczne dla realizacji umowy, ograniczymy przetwarzanie Twoich danych osobowych do niezbędnego minimum lub zaprzestaniemy dalszego przetwarzania;

d) prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – jeżeli uznasz, że Twoje dane osobowe przetwarzamy bez podstawy prawnej, albo przetwarzamy je, choć nie są nam już potrzebne do celów, w których je zebraliśmy – przysługuje Ci prawo do żądania, abyśmy usunęli Twoje dane osobowe naszych baz i systemów. Przychylimy się do Twojego żądania, o ile nie będzie istniał inny uzasadniony interes przetwarzania Twoich danych osobowych, ani obowiązek dalszego przetwarzania Twoich danych osobowych. W każdym przypadku postaramy się zrealizować Twoją prośbę w najszerszym dopuszczalnym zakresie, a jeżeli nie będzie to możliwe – postaramy się zmodyfikować je w ten sposób, aby nie można już było przypisać Ci tych danych (w ramach tzw. pseudonimizacji);

e) prawo do przenoszenia danych – w tych przypadkach, w których Twoje dane osobowe przetwarzamy na podstawie zgody lub w związku z wykonaniem Umowy, a przetwarzanie danych odbywa się w sposób zautomatyzowany (np. w systemie informatycznym), na Twoją prośbę wyeksportujemy dane, które przetwarzamy do odrębnego pliku w popularnym formacie, aby umożliwić ich przekazanie do innego administratora danych. Uprawnienia, o których mowa powyżej może wykonywać poprzez ich zgłaszanie na nasz adres mailowy kontakt [at] technoform [dot] com oraz listownie na adres Technoform Edge Bond Solutions Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Skawinie, ul. Za Górą 23A, 32-050 Skawina, z dopiskiem „Dane osobowe”. Zapraszamy również do kontaktu na ten adres we wszystkich sytuacjach, w których będziesz miał obawy, pytania lub wątpliwości co do sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych przez nas.

9.2. Prawo do sprzeciwu

Odrębnie chcemy Cię poinformować, że przysługuje Ci prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych. Jeżeli uznasz, że w sytuacji przetwarzania Twoich danych osobowych w oparciu o interes publiczny lub interes prawny Administratora lub jakiejkolwiek strony trzeciej – przetwarzamy Twoje dany w zbyt szerokim zakresie (w sposób nieadekwatny) – możesz żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych. To samo uprawnienie przysługuje Ci, jeżeli w jakimkolwiek czasie uznasz, że nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane na potrzeby marketingu bezpośrednio. Po zgłoszeniu sprzeciwu – nie będziemy już przetwarzać Twoich danych w tym zakresie i w tym celu, o ile nie będzie to konieczne ze względu na istnienie jakiś ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania przez nas Twoich danych, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności; lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony naszych roszczeń. Uprawnienia, o których mowa powyżej może wykonywać poprzez ich zgłaszanie na nasz adres mailowy kontakt [at] technoform [dot] com oraz listownie na adres Technoform Edge Bond Solutions Poland Sp. z o.o.z siedzibą w Skawinie, ul. Za Górą 23A, 32-050 Skawina, z dopiskiem „Dane osobowe”. Zapraszamy również do kontaktu na ten adres we wszystkich sytuacjach, w których będziesz miał obawy, pytania lub wątpliwości co do sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych przez Administratora. Prawo do sprzeciwu możesz zrealizować poprzez zgłoszenie na nasz adres e-mail: kontakt [at] technoform [dot] com oraz listownie na adres Technoform Edge Bond Solutions Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Skawinie, ul. Za Górą 23A, 32-050 Skawina, z dopiskiem „Dane osobowe”.

9.3. Prawo do skargi

Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych to masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru, jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru